Generelle retningslinjer for personvern for våre arrangementer

Hvem er vi?

I Gyro Conference er vi opptatt av å beskytte personvernet ditt og sørge for at din personlige informasjon er trygg. Gyro Conference AS har adresse i Storgt. 86 (2.etg), 2615 Lillehammer, Norge.

Du kan kontakte oss på telefon (+47) 61 28 73 20 eller på e-post privacy@gyroconference.no. Nettsiden vår er https://www.gyroconference.no

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn, bruker og deler personlig informasjon om deltakere på arrangementene våre.

1. Hva slags personlig informasjon samler vi inn

personlige informasjonen vi samler inn kan inkludere deltakernes navn, e-postadresser, telefonnummer, firmanavn, stillingstittel, firmaadresser og hjemmeadresser (hvis det er nødvendig for arrangementet).

Vi samler inn denne informasjonen for å:

Identifisere deltakere og gi personlig kommunikasjon før, under og etter arrangementet. Kommunisere med deltakere angående oppdateringer eller endringer i arrangementets program eller ved nødsituasjoner. Behandle betaling for arrangement og utstede fakturaer (hvis relevant). Forstå demografien til deltakerne for markedsføringsformål. Overholde eventuelle juridiske krav relatert til arrangementregistrering eller betalinger.

Vi samler inn denne personlige informasjonen via online registreringsskjemaer via vårt arrangementssystem – EventsAIR. Deltakere må fylle ut sin personlige informasjon på registreringsskjemaet for å fullføre registreringen.

Vi tar alle nødvendige tiltak for å sikre at personlig informasjon er trygg og sikker, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

2. Hvordan vi samler inn personlig informasjon

Vi samler inn personlig informasjon fra deltakere gjennom online registreringsskjemaer via vårt arrangementssystem EventsAIR. Når deltakere melder seg på et arrangement, må de fylle ut et registreringsskjema som ber om deres personlige informasjon.

Denne informasjonen kan inkludere deres navn, e-postadresse, telefonnummer, firmanavn, stillingstittel, firmeadresse og hjemmeadresse (hvis nødvendig for arrangementet). Vi samler inn denne informasjonen for å sikre en smidig og tilpasset arrangementopplevelse for deltakerne.

EventsAIR er et GDPR-kompatibelt arrangementsadministrasjonssystem som sikrer sikkerheten og personvernet til personlig informasjon. Systemet bruker krypteringsteknologi for å beskytte personlig informasjon mot uautorisert tilgang, avsløring, endring eller ødeleggelse.

All data lagres på en server lokalisert i EU (i Amsterdam, Nederland), og EventsAIR tar regelmessige sikkerhetskopier for å sikre at personlig informasjon ikke går tapt.

På noen av arrangementene våre bruker vi Google Analytics for å spore nettsidetrafikk og aktivitet, som kan bruke informasjonskapsler eller andre teknologier for å samle inn informasjon om bruk av våre nettsider.
Du kan finne mer informasjon om Googles personvernspraksis her: https://policies.google.com/privacy.

Du kan velge å deaktivere informasjonskapsler gjennom nettleserinnstillingene dine, men vær oppmerksom på at noen funksjoner på vår nettside kanskje ikke fungerer ordentlig uten informasjonskapsler aktivert.

3. Hvordan vi bruker personlig informasjon

Vi bruker personlig informasjon til følgende formål: For å kommunisere med deltakere før, under og etter arrangementet: Vi bruker deltakernes personlige informasjon til å sende dem arrangementrelaterte oppdateringer, påminnelser og varsler. Dette kan inkludere informasjon om arrangementprogrammet, talerdetaljer, stedsinformasjon og annen relevant arrangementinformasjon. Vi kan også sende ut tilbakemeldingsskjemaer etter arragementet og oppfølgings-e-poster til deltakere for å samle inn tilbakemelding og forbedre våre arrangementer. For å håndtere økonomi hvis det er betalinger på arrangementet (hvis relevant): Vi bruker deltakernes personlige informasjon for å behandle betaling av arrangement og utstede fakturaer (hvis relevant). Vi kan også bruke personlig informasjon for å håndtere eventuelle fakturerings- eller betalingsrelaterte problemer som måtte oppstå. For å forstå demografien til deltakerne for markedsføringsformål: Vi kan bruke personlig informasjon for å få innsikt i demografien til våre deltakere. Denne informasjonen kan hjelpe oss med å tilpasse våre arrangementer for å bedre imøtekomme behovene og interessene til våre deltakere. Vi kan også bruke personlig informasjon for å sende deltakere markedsføringskommunikasjon om fremtidige arrangementer som kan være av interesse for dem. For å overholde eventuelle juridiske krav relatert til arrangementregistrering eller betalinger: Vi kan bruke personlig informasjon for å overholde eventuelle juridiske krav relatert til arrangementregistrering eller betalinger, som skatte- eller regnskapslover. For å dele nødvendig personlig informasjon med nøye utvalgte tredjeparter for å sikre en optimal gjennomføring av arrangementet: I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å dele deltakernes personlige informasjon med utvalgte tredjeparter som er en integrert del av gjennomføringen av våre arrangementer. Dette kan inkludere, men er ikke begrenset til, leverandører som håndterer abstraktinnsending, hoteller for overnattingsarrangementer, restauranter for å ivareta matpreferanser og hensyn som allergier eller religiøse matrestriksjoner, transportfirmaer for å organisere deltakertransport, og andre relevante tredjeparter som bidrar til å gjøre arrangementet vårt teknisk og praktisk gjennomførbart. Vi sikrer at all deling av personlig informasjon skjer i streng overensstemmelse med våre personvernstandarder og gjeldende lovgivning. Deltakere vil bli informert spesifikt om hvilke tredjeparter deres data kan deles med for hvert enkelt arrangement, og vi vil kun dele den informasjonen som er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser og forbedre arrangementopplevelsen. Vi tar alle nødvendige tiltak for å sikre at personlig informasjon er trygg og sikker, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

4. Hvordan vi lagrer personlig informasjon

Vi tar sikkerheten og personvernet til personlig informasjon på alvor og har implementert en rekke tiltak for å sikre at personlig informasjon er trygg og sikker. All personlig informasjon er kryptert via vårt arrangementssystem, EventsAIR, som er GDPR-kompatibelt. Alle data lagres på en server lokalisert i EU (i Amsterdam, Nederland) som vedlikeholdes av EventsAIR. EventsAIR tar også regelmessige sikkerhetskopier for å sikre at personlig informasjon ikke går tapt. Vi begrenser tilgangen til personlig informasjon til autorisert personell som trenger tilgang til den for å utføre jobbansvaret sitt. Vi krever også at alle tredjepartsleverandører vi samarbeider med, overholder våre standarder for datasikkerhet og personvern.

5. Hvordan vi deler personlig informasjon

Vi deler ikke noen personlig eller privat informasjon med tredjepart uten den uttrykkelige tillatelsen fra arrangementarrangøren. Vi kan dele personlig informasjon med tredjeparts tjenesteleverandører som hjelper oss med å levere våre tjenester, som betalingsprosessorer, e-posttjenesteleverandører eller andre leverandører tilknyttet arrangementet. Disse tjenesteleverandørene har kun tillatelse til å bruke personlig informasjon i samsvar med våre instruksjoner og for å levere sine tjenester til oss. Vi kan også dele personlig informasjon hvis vår kunde (arrangementarrangøren) har bedt oss om å gjøre det med deres tjenester. I slike tilfeller vil vi kun dele minimumsmengden av personlig informasjon som er nødvendig for å levere de forespurte tjenestene. Vi tar alle nødvendige tiltak for å sikre at personlig informasjon er trygg og sikker når den deles med tredjeparts tjenesteleverandører. Vi krever at alle tredjeparts tjenesteleverandører som vi samarbeider med, overholder våre standarder for datasikkerhet og personvern.

6. Hvordan deltakere kan få tilgang til og kontrollere sin personlige informasjon

å få tilgang til og kontrollere sin personlige informasjon på følgende måter: Å reservere seg mot fremtidige kommunikasjoner: Når vi sender ut informasjonseposter, har deltakere muligheten til å reservere seg mot å motta fremtidige informasjonseposter. Vi vil imidlertid alltid sende ut kritisk informasjon som bekreftelser på deltakelse/bekreftelser på betaling. Å be om tilgang til personlig informasjon: Deltakere kan kontakte oss for å be om tilgang til sin personlige informasjon som vi har lagret. Å be om korrigering av personlig informasjon: Deltakere kan kontakte oss for å be om at vi korrigerer eventuell personlig informasjon som er unøyaktig eller ufullstendig. Å be om sletting av personlig informasjon: Deltakere kan kontakte oss for å be om at vi sletter sin personlige informasjon fra våre registre. Imidlertid kan vi være pålagt å beholde visse data i en bestemt periode i henhold til loven. Vi tar alle nødvendige tiltak for å sikre at personlig informasjon er trygg og sikker, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

7. Vår policy for oppbevaring av data

Vi beholder vanligvis deltakerdata opptil ett år eller så lenge vi trenger dataene for økonomiske formål, for eksempel å utstede refusjoner, behandle tilbakeføringer eller håndtere eventuelle tvister knyttet til betaling av arrangementet. Etter ett år vil all personlig informasjon slettes. Imidlertid kan det være unntak fra denne policyen, for eksempel i situasjoner der vi er pålagt av loven å beholde visse data i en lengre periode. I slike tilfeller vil vi kun beholde den minste mengden personlig informasjon som er nødvendig for å overholde våre lovpålagte forpliktelser. Vi kan også beholde anonyme eller aggregerte data for statistiske og analytiske formål.

8. Vår «cookies» policy

Vi har «cookies» (informasjonskapsler) aktivert for våre registreringsskjemaer for å lagre deltakernes utfylte detaljer. Disse informasjonskapslene lagres lokalt på hver datamaskin for å sikre at hvis deltakerne mister forbindelsen og går tilbake til registreringsskjemaene, vil informasjonen deres fortsatt være tilgjengelig. Alle informasjonskapsler slettes når deltakere har fullført registreringsskjemaet. På noen av arrangementene våre bruker vi Google Analytics for å spore trafikk og aktivitet på nettstedet vårt, som kan bruke informasjonskapsler eller annen teknologi for å samle inn informasjon om din bruk av nettstedet vårt. Du kan finne mer informasjon om personvernpraksisene til Google Analytics her: https://policies.google.com/privacy. Du kan velge å deaktivere informasjonskapsler via nettleserinnstillingene dine, men vær oppmerksom på at noen funksjoner på nettstedet vårt kanskje ikke fungerer riktig uten informasjonskapsler aktivert. Vennligst sjekk nettsiden til det spesifikke arrangementet du deltar på for å se om Google Analytics brukes.